İTALYAN TİCARET VE SANAYİ ODASI DERNEĞİ

6698  SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU UYARINCA

AYDINLATMA METNİ

1. Aydınlatma Metninin Amacı ve Kapsamı

İtalyan Ticaret ve Sanayi Odası Derneği ("Dernek") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" veya "Kanun") kapsamında üyelerimiz ve üye adaylarımızın kişisel verilerini korumak amacıyla belirli önlemler almaktayız. Kişisel Verilerinizi, aşağıda açıklandığı üzere, KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında ve 'veri sorumlusu' sıfatıyla işlemekteyiz.

Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin işbu Aydınlatma Metni, veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin hangi yöntemlerle toplandığı, toplanma hukuki sebepleri, bu verilerin hangi amaçlarla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, verilerin işlenme süresi ve KVKK'nın 11. maddesinde belirtilen haklarınız hakkında sizleri şeffaf bir şekilde bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. 'Kişisel Verileriniz' için yapılan açıklamalar, 'Özel Nitelikli Kişisel Verilerinizi' de kapsamaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler için ayrıca açık rıza metinleri alınacaktır.

Bu doğrultuda:

Aşağıdaki yollarla elde edilen kişisel verilerinizin işleneceğini bildiririz:

• Derneğe üyelik için tarafınızca sağlanan kişisel veriler çerçevesinde,

• İşlemleri gerektiren amaçlar doğrultusunda ve sınırlı, ilgili ve ölçülü bir şekilde,

• Tarafınızca bildirilen ya da belirlenen kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini muhafaza ederek,

• Kişisel verilerinizin kaydedileceği, saklanacağı, korunacağı, yeniden düzenleneceği, yasalar çerçevesinde bu tür kişisel verileri talep etmeye yetkili olan yetkili mercilerle paylaşılacağı ve KVKK'nın öngördüğü şartlara uygun olarak yurt içi ve yurt dışındaki üçüncü kişilere aktarılacağı, imha edilebileceği, sınıflandırılabileceği ve KVKK'da belirtilen diğer şekillerde işlenebileceğini bildiririz.

2. Veri Sorumlusu

Dernek Adı: İtalyan Ticaret ve Sanayi Odası Derneği

Adres: Meşrutiyet Cad. No:75, 34430 Tepebaşı, Beyoğlu-İstanbul-Türkiye

E-posta: ciist@ciist.com

Web Sitesi: https://www.cciist.com/p/contact

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Dayanağı

Kişisel verileriniz, Derneğin bağlı birimleri, web sitesi, sosyal medya platformları, çağrı merkezi, mobil uygulamalar, şirket içinde faaliyetlerin yürütülmesi için kullanılan yazılımlar ve kamera kaydı gibi benzer yollar aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir. Kişisel verileriniz, Dernek ile ilişkiniz devam ettiği sürece dijital ve fiziki olarak işlenebilir ve saklanabilir.

Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde işlenebilir ve aktarılabilir.

Kişisel Verileriniz şu amaçlarla toplanır ve işlenir:

• Derneğin Tüzüğünde belirtilen amaçlar ve çalışma alanları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi kapsamında,

• Dernek üyeleri veya temsilcileri için genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, Derneğin iç ve dış temsilcilerinin kurum ve kuruluşlara ziyaretleri, yurt dışı gezileri ve seminerler gibi etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetimi ve yürütülmesi için,

• Dernek ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülükleri konusunda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi için,

• İç raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi, gerekli bilgi ve belgelerin idari kurumlar ve mahkemelere talep üzerine sunulması, yasal olarak gerekli kayıt ve defterlerin tutulması, 5223 sayılı Kanun, Dernekler Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuat çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Derneğin KVKK'nın 5/2(c) maddesi uyarınca veri sorumlusunun yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, ayrıca üyelerle iletişim sağlanması için,

• Derneğin tanıtılması ve düzenlenen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi için,

• Derneğin faaliyetlerinin ve hizmetlerinin belirlenmesi ve hizmet politikalarının yürütülmesi için,

• Dernek içindeki iletişimin ve iş birliğinin güçlendirilmesi için,

• Üyeleri Dernek faaliyetleri hakkında bilgilendirmek için,

• Derneğe ait tüm tesislerin güvenliğinin ve kontrolünün sağlanması ve veri kayıplarının önlenmesi için yedekleme/kopyalama yapılması, KVKK'nın 5/2(f) maddesi çerçevesinde temel hak ve özgürlükleri ihlal etmeden ve Derneğin meşru menfaatleri için zorunlu olması durumunda, ayrıca KVKK'nın 5/2(e) maddesi uyarınca üyelerle ilgili yasal süreçlerin yürütülmesi için hakların kurulması, kullanılması veya korunması amacıyla.

Dernek, veri işlemenin kapsamı içinde belirtilen ilke ve yükümlülüklere ilişkin olarak, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası anlaşmalar, KVKK, ikincil mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan kılavuzlar ve ilke kararları dahil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere ilgili mevzuata uyar.

4. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz, yasal yükümlülükler nedeniyle veya derneğin iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet sunmak amacıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca güvenli bir şekilde işlenmektedir.

Bu kapsamda, aşağıdaki kişisel veri tablosunda listelenen veriler toplanmaktadır:

Kimlik: Kişisel kimlik bilgilerini içeren veriler.

Ad, Soyad, T.C. Kimlik No, Medeni Durum, Cinsiyet, Pasaport Fotoğrafı, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Baba Adı.

(Ad ve Soyad bilgileri, Derneğin web sitesi aracılığıyla iş birliği yapılan bireyler ve kurumlarla paylaşılmaktadır.)

(Kimlik bölümündeki kişisel veriler, turistik amaçlı yurt dışı gezilerinin organizasyonu için oteller, seyahat acenteleri, bireyler ve yurt dışındaki kurumlarla paylaşılmaktadır.)

İletişim: Bireyi ulaşmak için kullanılabilecek veriler.

Telefon numarası, E-posta adresi, Nüfus Müdürlüğü'ne kayıtlı ikametgah adresi, Ev Adresi, Referans Kişi Bilgileri.

Fiziksel Alan Güvenliği: Bu veri kategorisi, çalışanların ve ziyaretçilerin giriş-çıkış kayıtları, kamera kayıtları vb. gibi veri türlerini ifade eder.

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçlarına uygun olarak işlenecektir.

5. İşlenen Kişisel Verilerinizin Aktarılabileceği Taraflar ve Amaçları

Dernek, kişisel verilerinizi KVKK tarafından belirlenen temel ilkelere ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilir:

Bu verilerin, kişisel verilerin işlenme sürecinde yürürlükteki mevzuat, 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere, herhangi bir yasal yükümlülüğün veya mevzuatta belirtilen gerekliliklerin yerine getirilmesi veya Derneğin veri sorumlusuyla ilgili yasal yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için paylaşılması gerekirse, kişisel verileriniz ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşılacaktır.

Dernekte üyelik veya tüzel kişiliklerin gerçek kişiler tarafından temsil edilmesinin yanı sıra, Dernek organlarında görev almanız durumunda, Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve mesleki bilgileriniz, Derneğin veri sorumlusuyla ilgili yasal ve hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için İl Dernekler Müdürlüğü ve diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşlarıyla bu yükümlülükle sınırlı olarak paylaşılacaktır.

Zaman zaman, Dernek tarafından genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, gündem toplantıları ve diğer üye toplantıları gibi çeşitli etkinlikler için dış organizasyon firmalarıyla sözleşme yapılmaktadır. Bu etkinliklere katılan kişilerin ad ve soyadları, bu etkinliklerin organizasyonunu üstlenen Dernek tarafından yetkilendirilmiş organizasyon firmasıyla, Derneğin veri sorumlusuyla ilgili meşru menfaatleri doğrultusunda ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla paylaşılacaktır.

Belirli bir veri transferi yapılmasa da, Dernek tarafından bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması için dış bilgi teknolojisi şirketleriyle sözleşme yapılmaktadır. Bu şirketler, verileri kendi sistemlerine aktarmadan veya bu verileri kendileri işleyip saklamadan Derneğin meşru menfaatleri doğrultusunda verilerin zorunlu işlenmesi hukuki sebebi çerçevesinde, zaman zaman teknik destek sağlamak amacıyla Derneğin kullandığı sunuculara ve programlara erişebilirler.

Üyelik hakları veya yükümlülükleriyle ilgili herhangi bir anlaşmazlık veya Dernekle ilgili diğer üyelik anlaşmazlıkları durumunda, ilgili anlaşmazlığın kapsamına ve sınırlarına göre, kişisel verileriniz, veri sorumlusunun Derneği'nin haklarının kurulması, kullanılması veya korunması amacıyla Dernek'in avukatları, danışmanları, ilgili yargı mercileri ve icra yetkilileri ile paylaşılabilir.

Yukarıda belirtilen veri işleme amaçlarının yerine getirilmesi ve Derneğin Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olduğu ve bu kapsamla sınırlı olduğu durumlarda, kişisel verileriniz, temel hak ve özgürlüklerinize zarar verilmeden Derneğin veri sorumlusuyla ilgili meşru menfaatleri ve Derneğin haklarının kurulması, kullanılması veya korunması amacıyla Türkiye'de mukim danışmanlar, mali danışmanlar, denetçiler gibi üçüncü şahıslarla paylaşılabilir.

Yukarıdakilere ek olarak, işlem veya talep tarihindeki yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğinde veya resmi makamlar tarafından böyle bir talep yapıldığında, kişisel verileriniz ilgili kurum ve kuruluşlarla veya yargı organlarıyla paylaşılabilir.

6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlar doğrultusunda, Dernek ve tüm bağlı birimleri ile ilgili tüm yürürlükteki kanunlar ve diğer yasal düzenlemelerde belirtilen veri işleme ve sınırlama sürelerine uyulacak şekilde işlenecektir. Kanunlarda belirtilen veri işleme sürelerinde herhangi bir değişiklik olması durumunda, yeni süreler dikkate alınacaktır.

KVKK'nın 7. maddesi uyarınca, kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde işlenmiş olsa bile kişisel verilerin işlenmesini gerektiren nedenler ortadan kalkarsa, Dernek tarafından re'sen veya veri sahibinin talebi üzerine silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilecektir. Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen makul bir süre boyunca veya işleme amacının gerçekleştirilmesine kadar, her durumda yasal zamanaşımı süreleri boyunca saklanacaktır.

7. Kişisel Verileri İşlenen Üyelerin Hakları

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, üyelerimiz gerekli kimlik doğrulamalarını yaptıktan sonra kişisel verileriyle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel veriler işlenmişse, bu konuda bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü tarafları bilme,
5. Kişisel veriler eksik veya yanlış işlenmişse, bunların düzeltilmesini talep etme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü taraflara bildirilmesini talep etme,
6. Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren nedenler ortadan kalkarsa, KVKK ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmiş olsalar bile kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü taraflara bildirilmesini talep etme,
7. Kişisel verilerin analiz edilmesi sonucu kendisine karşı ortaya çıkan bir sonuca itiraz etme,
8. Kişisel veriler hukuka aykırı olarak işlenmişse ve zarara yol açmışsa, zararın tazminini talep etme.

KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin yok edilmesini (silinme, yok edilme veya anonimleştirme) Dernek yönetiminden talep edebilirsiniz. Ayrıca, verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği üçüncü tarafların yok edilme talebiniz hakkında bilgilendirilmesini de talep edebilirsiniz. Ancak, yok edilme talebinizi değerlendirip, özel durumun koşullarına göre uygun yöntemi belirleyeceğiz. Bu bağlamda, seçilen yok etme yöntemiyle ilgili olarak bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Kişisel verileriniz hukuka aykırı olarak işlenmişse, uğradığınız zararın tazminini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, süreç Dernek için ek bir maliyet doğurursa, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından veri sorumlusuna başvuru usul ve esaslarına ilişkin tebliğde belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili konularda talebinizi yazılı olarak veya Dernek adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizi, güvenli elektronik imzanızı, mobil imzanızı veya daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizi kullanarak iletmeniz gerekmektedir. Talebinizin niteliğine ve başvuru yöntemine bağlı olarak, başvurunun gerçekten size ait olduğunu belirlemek ve haklarınızı korumak amacıyla Dernek tarafından ek doğrulama işlemleri (örneğin, kayıtlı telefon numaranıza mesaj gönderilmesi veya size telefonla ulaşılması) talep edilebilir. Örneğin, Dernekle kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden başvuruda bulunursanız, başvurunun gerçekten size ait olduğunu doğrulamak için başka bir kayıtlı iletişim yöntemiyle sizinle iletişime geçebiliriz.